Implementasi Sistem Informasi Penjualan Pelumas

Pendahuluan

Seiring dengan semakin ketatnya persaingan dalam dunia bisnis, keberadaan pengolahan data menjadi informasi secara terkomputerisasi menjadi sangat
penting. Hal itu dikarenakan pengolahan data secara terkomputerisasi dapat memberikan kontribusi yang besar untuk kinerja suatu perusahaan. Jika
dibandingkan pengolahan data secara manual, pengolahan data secara
terkomputerisasi memiliki kelebihan, seperti: pengolahan data yang cepat dan
akurat, mendukung pengolahan data dalam skala besar.
Perusahaan sebagai organisasi yang memiliki kecenderungan orientasi pada laba,
selalu membutuhkan sistem yang terkomputerisasi dalam mengumpulkan,
menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang dapat
membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan strategi dan pengambilan
suatu keputusan secara efektif. Tanpa adanya sistem yang terkomputerisasi,
perusahaan akan menghadapi kendala untuk mendapatkan informasi yang aktual
dan akurat. Hal itu dapat disebabkan oleh proses pengumpulan dan pengolahandata masih dilakukan secara manual. Dengan bantuan sistem yang terkomputerisasi
pula informasi dapat dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efisien
biaya.
Perusahaan “PT. maju terus” merupakan perusahaan yang bergerak
dalam bidang penjualan pelumas. Pada saat ini sistem informasi penjualan pada
perusahaan “PT. maju terus ” masih dilakukan secara manual sehingga
kinerjanya belum efektif. Hal itu tercermin pada seringnya terjadi keterlambatan
penyusunan laporan penjualan dan piutang dagang, kesalahan pencatatan dan
perhitungan persediaan, serta pengulangan dalam pencatatan transaksi. Oleh karena
itu, perusahaan “PT. maju terus ” bermaksud mengkomputerisasikan
sistem bagian penjualan untuk memaksimalkan kinerjanya. Diharapkan setelah
sistem informasi penjualan dikomputerisasi, maka pengumpulan, penyimpanan,
dan pengolahan data transaksi dapat dilakukan secara akurat dan cepat.
Berikut ini adalah gambar proses bisnis perusahaan mulai dari pengadaan pelumas
sampai penjualannya.

4. Hasil Tercapai / Implementasi

Pada dokumentasi program aplikasi, selain penulisan analisa, perancangan dan
desain user interface, diperlukan juga screenshot program aplikasi yang dirancang
dengan maksud menjelaskan setiap menu, fungsi, tampilan dan hasil yang dicapai
dalam perancangan program aplikasi ini.

Pada saat aplikasi ini diakses, halaman yang tampil pertama kali adalah halaman
login seperti yang ada pada gambar Gambar 10 Proses 1.6 / Halaman Login.
Pada halaman ini pengguna diharuskan untuk mengisi identitas hak akses yang
dimiliki, seperti username dan password.
Setelah pengguna aplikasi melakukan login dan hak aksesnya telah disetujui,
halaman berikut yang ditampilkan adalah halaman index. Pada halaman index, logo
produk pelumas Agip akan terlihat pada halaman ini,

Pada fitur pelanggan yang terdapat pada aplikasi sistem informasi penjualan
pelumas. Pengguna dapat memasukan data pelanggan yang baru melalui halaman
yang terlihat pada gambar Proses 1.1.1 / Halaman Add/Edit_Pelanggan.
Pada halaman add_pelanggan, pengguna diminta untuk mengisi data pelanggan
yang meliputi field: nama perusahaan, alamat 1, alamat 2, no.telepon 1, no.telepon
2, no.fax, penanggung jawab, alamat email, alamat situs dan keterangan. Di antara
field tersebut, field nama perusahaan, alamat 1 dan no.telepon 1 merupakan field
wajib. Apabila field wajib tidak diisi, maka penambahan data pelanggan baru tidak
dapat dilakukan. Cara yang sama dapat dilakukan pada edit pelanggan

Pencarian data pelanggan dapat dilakukan melalui halaman pencarian, seperti yang
terlihat pada gambar Gambar 13 Proses 1.1.5 / Halaman Pencarian. Pada halaman
pencarian pengguna diharuskan mengisi field kategori dan kata kunci id atau nama
pelanggan. Apabila salah satu dari kedua field tersebut tidak diisi, maka pencarian
data pelanggan tidak akan dilakukan.

Pada fitur produk, pengguna dapat memasukan data produk yang baru melalui
halaman yang terlihat pada gambar Gambar 14 Proses 1.3.1 / Halaman
add/edit_produk. Pada halaman add_produk, pengguna diminta untuk mengisi data
produk yang meliputi field: tipe produk, nama produk, kinerja, unit base, stok,
harga net, harga price list dan keterangan. Diantara field tersebut, Field tipe
produk, nama produk, unit base, stok, harga net dan harga price list merupakan
field wajib. Apalabila field wajib tidak diisi, maka penambahan data produk baru
tidak dapat dilakukan.

Data produk dapat dihapus dari basis data dengan cara menklik check box pada
data produk yang akan dihapus, lalu memilih tombol delete. Seperti yang terlihat
pada gambar Gambar 15 Proses 1.3.3 / Proses 1.3.4 / Halaman produk.
Penghapusan data produk dapat dilakukan apabila data produk yang akan dihapus
tidak memiliki keterkaitan dengan data yang lain.

Pencarian data produk dapat dilakukan melalui halaman pencarian, seperti yang
terlihat pada gambar Gambar 16 Proses 1.3.5 / Halaman pencarian. Pada halaman
pencarian, pengguna diharuskan mengisi field kategori dan kata kunci id. Apabila
salah satu dari kedua field tersebut tidak diisi, maka pencarian data produk tidak
akan dilakukan.

Pada fitur pemesanan, pengguna dapat memasukan data pemesanan yang baru
melalui halaman yang terlihat pada gambar Gambar 17 Proses 1.4.1.1 / Halaman
add_pemesanan. Pada halaman add_pemesanan pengguna diharuskan untuk
mengisi data pemesanan (id pemesanan, nama pelanggan, no PO, tgl pemesanan,
tgl req pengiriman dan keterangan) dan data pemesanan detail (produk, jumlah,
harga satuan, sub total), Di antara field tersebut, field nama pelanggan, tgl
pemesanan, tgl req pengiriman, produk, jumlah, harga satuan dan sub total
merupakan field wajib. Apalabila field wajib tidak diisi, maka penambahan data
pemesanan baru tidak dapat dilakukan. Ketika data pemesanan baru disimpan di
basis data, field status pemesanan akan berstatus on order secara default. Field
status pemesanan memiliki 3 jenis status yaitu on order(0), completed(1) dan
cancel(2).
Data pemesanan dapat diubah sesuai dengan keinginan pengguna. Pengubahan data
pemesanan hanya dapat dilakukan, apabila status pemesanan masih berstatus on
order.

Data pemesanan dapat dihapus dari basis data dengan cara menklik check box pada
data pemesanan yang akan dihapus, lalu memilih tombol delete, seperti yang ada
pada gambar Gambar 18 Proses 1.4.1.3 / Proses 1.4.1.4 / Halaman pemesanan.
Penghapusan data pemesanan dapat dilakukan, apabila data pemesanan yang akan
dihapus tidak memiliki keterkaitan dengan data yang lain atau status pemesanan
masih berstatus on order.

Pada fitur surat jalan / pengiriman pesanan, pengguna dapat memasukan data surat
jalan yang baru melalui halaman yang terlihat pada gambar Gambar 19 Proses
1.4.2.1 / Halaman add_suratjalan. Pada halaman tersebut, pengguna cukup mengisi
field, seperti: id surat jalan, id pemesanan, tgl surat jalan dan keterangan. Field
nama pelanggan, no PO akan diisi secara otomatis oleh program setelah pengguna
mengisi field id pemesanan. Di antara field tersebut, Field id pemesanan dan tgl

surat jalan merupakan field wajib. Apabila field wajib tidak diisi, maka
penambahan data surat jalan baru tidak dapat dilakukan. Ketika data surat jalan
baru disimpan di basis data, status surat jalan pada data tersebut akan berstatus
unposting secara default. Field status surat jalan memiliki 3 status yaitu:
unposting(0), posting(1) dan cancel(2).

Data surat jalan dapat diubah melalui halaman yang tersedia, seperti yang terlihat
pada gambar Gambar 20 Proses 1.4.2.2 / Halaman edit_suratjalan. Pengubahan
data surat jalan hanya dapat dilakukan, apabila status surat jalan masih berstatus
Unposting.

Pencarian data surat jalan dapat dilakukan melalui halaman pencarian, seperti yang
terlihat pada gambar Gambar 22 Proses 1.4.2.5 / Halaman pencarian. Pada halaman
pencarian, pengguna diharuskan mengisi field kategori dan kata kunci ID. Apabila
salah satu dari kedua field tersebut tidak diisi, maka pencarian data surat jalan tidak
akan dilakukan

Data surat jalan yang sudah disimpan di basis data dapat di posting melalui
halaman suratjalan, seperti yang terlihat pada gambar Gambar 23 Proses 1.4.2.6.
Dengan mem-posting data surat jalan, maka secara otomatis akan terjadi prosesproses
sebagai berikut:
• Status surat jalan akan berubah dari unposting ke posting.
• Status pemesanan yang terkait dengan data surat jalan yang diposting akan
berubah dari on order ke completed.
• Stok produk berkurang.
• Program akan menghasilkan data faktur baru.
Posting data surat jalan hanya dapat dilakukan apabila status surat jalan pada data
tersebut berstatus unposting.

Data surat jalan yang sudah di-posting dapat dibatalkan dengan cara menklik check
box pada data surat jalan tersebut, lalu memilih tombol cancel, seperti yang terlihat
pada gambar Gambar 24 Proses 1.4.2.7. Dengan membatalkan data surat jalan,
maka secara otomatis akan terjadi proses-proses sebagai berikut:
• Status surat jalan akan berubah dari posting ke cancel.
• Status pemesanan yang terkait dengan data surat jalan yang diposting akan
berubah dari completed ke cancel.
• Stok produk bertambah.
Pembatalan data surat jalan dapat dilakukan apabila status surat jalan berstatus
posting, dan data faktur yang berhubungan dengan data surat jalan tersebut sudah
dihapus.

Pada fitur faktur/faktur penjualan, pengguna dapat memasukan data faktur yang
baru melalui halaman yang terlihat pada gambar Gambar 25 Proses 1.4.3.1 /
Halaman add_faktur. Pada halaman tersebut, pengguna cukup mengisi field,
seperti: id faktur ,id surat jalan, tgl faktur, jatuh tempo dan keterangan. Field id
pemesanan, id pelanggan, nama pelanggan, no PO , tgl surat jalan dan data detail
akan diisi secara otomatis oleh program aplikasi. Di antara field tersebut, Field id
surat jalan, id pemesanan dan id pelanggan merupakan field wajib. Ketika data
faktur baru disimpan di basis data, status faktur pada data tersebut akan berstatus
unposting secara default. Apabila field wajib tidak diisi, maka penambahan data
faktur baru tidak dapat dilakukan. Field status faktur memiliki 2 status yaitu:
unposting(0) dan posting(1).Data faktur yang disimpan di basis data dapat dihapus dengan cara menklik check
box pada data faktur yang akan dihapus, lalu memilih tombol delete. Seperti yang

Pencarian data faktur dapat dilakukan melalui halaman pencarian, seperti yang
terlihat pada gambar Gambar 27 Proses 1.4.3.5 / Halaman pencarian. Pada halaman
pencarian, pengguna diharuskan mengisi field kategori dan kata kunci id. Apabila
salah satu dari kedua field tersebut tidak diisi, maka pencarian data faktur tidak
akan dilakukan.

Data faktur yang sudah disimpan di basis data dapat di-posting melalui halaman
faktur, seperti yang terlihat pada gambar Gambar 28 Proses 1.4.3.6. Ketika data
faktur sudah di-posting, status faktur akan berubah dari unposting ke posting dan
nilai piutang pelanggan akan bertambah. Posting faktur hanya dapat dilakukan
apabila status faktur berstatus unposting.

Pada fitur fkbayar/pembayaran piutang, pengguna dapat memasukan data fkbayar
yang baru melalui halaman yang terlihat pada gambar Gambar 29 Proses 1.4.4.1 /
Halaman add_fkbayar. Pada halaman tersebut, pengguna dapat mengisi data
fkbayar(id fkbayar, nama pelanggan, jenis pembayaran, tgl pembayaran, tgl cair
dan keterangan) dan pada data fkbayar detail pengguna cukup mengisi field id
faktur dan pembayaran. Di antara field tersebut, Field nama pelanggan, jenis
pembayaran, tgl pembayaran, tgl cair, id faktur dan pembayaran merupakan field
wajib. Apabila field wajib tidak diisi, maka penambahan data fkbayar baru tidak
dapat dilakukan. Ketika data fkbayar baru disimpan di basis data, status fkbayar
pada data tersebut akan berstatus unposting secara default. Field status fkbayar
memiliki 3 status yaitu: unposting(0), posting(1) dan cancel(2).

Data fkbayar yang disimpan di basis data dapat dihapus dengan cara menklik check
box pada data fkbayar yang akan dihapus, lalu memilih tombol delete, seperti yang
terlihat pada gambar Gambar 30 Proses 1.4.4.3 / Proses 1.4.4.4 / Halaman fkbayar.
Penghapusan data fkbayar dapat dilakukan apabila status fkbayar masih berstatus
unposting.

Data fkbayar yang sudah disimpan di basis data dapat di-posting melalui halaman
fkbayar, seperti yang terlihat pada gambar Gambar 31 Proses 1.4.4.6. Dengan
mem-posting data fkbayar, maka secara otomatis akan terjadi proses-proses sebagai
berikut:
• Status fkbayar akan berubah dari unposting ke posting.
• Nilai pada field piutang pada data pelanggan dan data faktur akan
berkurang.
• Nilai pada field lunas pada data faktur akan bertambah.
Posting data fkbayar hanya dapat dilakukan apabila status fkbayar berstatus
unposting.

Data fkbayar yang sudah di-posting dapat dibatalkan dengan cara menklik check
box pada data fkbayar tersebut, lalu memilih tombol cancel, seperti yang terlihat
pada gambar Gambar 32 Proses 1.4.4.7. Dengan membatalkan data fkbayar, maka
secara otomatis akan terjadi proses-proses sebagai berikut:
• Status fkbayar akan berubah dari posting ke cancel.
• Nilai pada field piutang pada data pelanggan dan data faktur akan
bertambah.
• Nilai pada field lunas pada data faktur akan berkurang.
Pembatalan data fkbayar hanya dapat dilakukan apabila status fkbayar berstatus
posting.

Pada aplikasi ini, pengguna dapat mencetak laporan piutang melalui halaman
laporan_piutang, seperti yang terlihat pada gambar Gambar 33 Proses 1.5.1 /
Halaman laporan_piutang.

Laporan penjualan terbagi menjadi 2 jenis yaitu: laporan penjualan per tipe
pelumas dan laporan penjualan per bulan. Pengguna dapat mencetak 2 jenis laporan
penjualan tersebut melalui halaman laporan, seperti yang ada pada gambar Gambar
34 Proses 1.5.2 / Halaman laporan(lapjual). Pada halaman laporan, pengguna
diharuskan untuk memilih jenis, bulan dan tahun laporan penjualan yang ingin
ditampilkan. Setelah pengguna memilih, hasil laporan akan tertampil seperti yang
terlihat pada gambar Gambar 35 Proses 1.5.2 (Laporan penjualan per tipe pelumas)
dan Gambar 36 Proses 1.5.2 (Laporan penjualan perbulan).

5. Evaluasi Sistem Implementasi

Pada bab ini menjelaskan mengenai hasil evaluasi sistem yang dilakukan pada
aplikasi sistem informasi penjualan pelumas. Metode evaluasi sistem yang
digunakan adalah black-box testing. Black-box testing adalah metode pengujian
yang dimana penilaian terhadap sebuah aplikasi bukan terletak pada spesikasi
logika/fungsi aplikasi tersebut, tapi input dan output. Dengan berbagai input yang
diberikan akan dievaluasi apakah sesuatu sistem/aplikasi dapat memberikan
output/keluaran yang sesuai dengan harapan penguji. Evaluasi sistem dilakukan
dengan cara sebagai berikut:
• Hasil evaluasi sistem disajikan dalam bentuk tabel.
• Evaluasi ditargetkan pada setiap proses yang dimiliki aplikasi sistem
penjualan pelumas.
• Masing-masing proses memiliki minimal 1 test case.
• Setiap test case memiliki 6 kolom, yaitu:
1. Test case: penomoran test case pada masing masing proses.
2. Field: field-field yang menerima nilai input. Field tersebut mengacu
pada field table di basis data.
3. Input: nilai yang diberikan kepada masing-masing field.
4. Valid Output: hasil dari response aplikasi/sistem yang diharapkan
pengguji.
5. Output: hasil yang diberikan aplikasi/sistem.
6. Status: Penilaian yang diberikan penguji. Apabila hasil keluaran/output
sesuai dengan harapan pengguji, maka pada kolom status akan
diberikan nilai “Ok”. Jika tidak sesuai harapan penguji, maka akan
diberikan nilai “Gagal”.

Kesimpulan

Berdasarkan hasil yang telah dicapai pada pembuatan program aplikasi dan target
awal perancangan program dapat ditarik beberapa kesimpulan, antara lain:
• Telah berhasil diimplementasikan Sistem Informasi Penjualan Pelumas
dimana terjadi peningkatan efisiensi dan efektivitas pada perusahaan setelah
mengimplementasikan sistem komputerisasi tidak dapat diukur dalam waktu
singkat. Walaupun demikian, beberapa permasalahan yang ada pada sistem
lama seperti: keterlambatan pembuatan laporan yang terkait dengan
penjualan, kesalahan pencatatan dan perhitungan persediaan, serta
pengulangan pencatatan transaksi, dapat diatasi dengan baik oleh sistem
baru.
• User Interface Design pada aplikasi dapat dimengerti dengan baik oleh
pengguna.
• Aplikasi dapat memberikan laporan yang terkait dengan penjualan dan
piutang dengan cepat.
• Fitur pemesanan, surat jalan, faktur, fkbayar/pembayaran dan laporan dapat
berjalan dengan baik dan sesuai dengan harapan pengguna.

Daftar Pustaka
[Dar06] Darie, Cristian, Bogdan Brinzarea, Filip Chereches-Tosa, Mihai Bucica. (2006).
AJAX and PHP Building Responsive Web Applications. Packt Publishing.
[Dav74] Davis, Gordon B. (1974). Management Information System. Auckland:
Mcgraw-Hill.
[Fat99] Fathansyah. (1999). Basis Data, Informatika Bandung.
[Fla06] Flanagan, David. (2006). JavaScript: The Definitive Guide, 5th Edition.
O'Reilly.
[Har05] Hartono, Jogiyanto. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Yogyakarta.
[Hoj06] Hojtsy, Gabor. (2006). PHP Manual. the PHP Documentation Group.
[Hol06] Holzner, Steve. (2006). Ajax For Dummies. Wiley Publishing, Inc.
[Kad01] Kadir, Abdul. (2001). Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP.
Andi Yogyakarta.
[MyS06] MySQL, http://en.wikipedia.org/wiki/MySQL, 20/10/2006.
[She05] Sheldon, Rober, Geoff Moes. (2005). Beginning MySQL, Wiley Publishing,
Inc.
[Whi04] Whitten, Jeffery L., Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman. (2004). Systems
Analysis and Design Methods. The McGraw-Hill Companies, Inc.
[Zak05] Zakas, Nicholas C. (2005). Professional JavaScript™ for Web Developers.
Wiley Publishing, Inc.