IMPLEMENTASI SISTEM SIRKULASI PERPUSTAKAAN

Perpustakaan sebagai salah satu fasilitas pendukung bagi siswa untuk sarana belajar dan menambah ilmu pengetahuan, memerlukan satu media yang dapat membantu dan mempercepat informasi dalam penyusunan laporan dan evaluasi inventori. Oleh karena itu penulis menganalisis, merancang dan mengimplementasikan sistem sirkulasi perpustakaan di yang sudah ada dan mengolah sistem baru untuk mengatasi permasalahan yang ada. Perancangan sistem perpustakaan dibatasi pada pengolahan data anggota, data inventori, data petugas, data sirkulasi (peminjaman, pengembalian), data buku rusak, dan data pencarian buku (searching),


Pendahuluan

Kebutuhan akan pentingnya data dan informasi yang akurat untuk menghasilkan suatu keputusan yang tepat memerlukan sebuah media yang dapat membantu dan mempercepat perolehan informasi yang berasal dari sumber yang benar serta data yang akurat. Salah satunya perpustakaan, juga menginginkan adanya kemudahan informasi dan akurasi data dalam penyediaan laporan dan evaluasi inventori. Pelayanan yang selama ini dilakukan secara manual dapat diatasi dengan adanya program aplikasi yang dapat membantu memperlancar proses pengolahan serta dapat meningkatkan kualitas dalam segi pelayanan sehingga menghasilkan laporan yang cepat, akurat dan relevan, efektif dan lebih efisien. Berdasarkan pengamatan dan pengumpulan data pada perancangan sistem meliputi: Pengolahan data anggota perpustakaan baik siswa maupun karyawan, pengolahan data inventori (buku, untuk koleksi fiksi, nonfiksi, referensi, baik majalah maupun kaset dan VCD), pengolahan data petugas yang sedang menjalankan tugas pelayanan, pengolahan data perpustakaan hanya pada bagian sirkulasi saja (peminjaman dan pengembalian). Landasan teori menguraikan tentang konsep dasar sistem, informasi, sistem informasi, sistem informasi manajemen, sistem
informasi perpustakaan, sistem basis data dan perangkat lunak yang digunakan. Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.

1Menurut Gordon B. Davis, sistem informasi manajemen adalah sistem manusia atau mesin yang terpadu (Intregrated) untuk menyediakan informasi guna mendukung fungsi manajemen, operasi dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

2 Sistem informasi perpustakaan merupakan sebuah sistem pengolahan data perpustakaan yang meliputi pengolahan data, manipulasi data, penyimpanan data dan persiapan dokumen untukpengambilan keputusan yang dilakukan manusia dengan dibantu suatualat yang berupa komputer. Sistem informasi perpustakaan merupakan
subsistem dari sistem informasi manajemen yang digunakan untuk




Tahap implementasi sistem (system implementation) adalah tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Dalam menjalankan kegiatan implementasi perlu dilakukan beberapa hal yaitu: menerapkan rencana implementasi, implementation plan merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi sistem, rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan, melakukan kegiatan
implementasi kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam rencana implementasi, tindak lanjuti implementasi dilakukan dengan pengetesan penerimaan sistem (systems acceptable test) terhadap data yang sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan bersama-sama dengan user.
Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam kegiatan implementasi antara lain : pemilihan dan pelatihan personil, instalasi hardware dan software, pengetesan program, pengetesan system dan konversi system. Pelatihan personil dilakukan untuk
mengoperasikan sistem, termasuk kegiatan mempersiapkan input,
memproses data, mengoperasikan sistem, merawat dan menjaga sistem.
Kegiatan instalasi hardaware dan software diawali dengan persiapan tempat
dan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak dilakukan di ruangan
perpustakaan. Setelah semua selesai dipersiapkan maka langkah selanjutnya
adalah menginstalasi perangkat keras yang sudah ada dan menginstalasi
perangkat lunak. Pengetesan Program menggunakan metode Black Box,
dimana metode ini menggunakan tidak melihat ke dlm struktur program dr
perangkat lunak, bersifat melihat kesesuaian perangkat lunak dengan
kebutuhan pengguna dan spesifikasi sistem. Black-Box yaitu test case
program berdasarkan pada spesifikasi sistem, input dari data testing
diharapkan bisa menemukan output yang salah, perencanaan tes dapat
dimulai pada awal proses perangkat lunak. Pengetesan Sistem, dilakukan
secara bertahap dengan melihat berbagai keberhasilan dan kegagalan apa
saja yang dihasilkan oleh sistem. Pengetesan sistem biasanya dilakukan
setelah selesai pengetesan program. Pengetesan sistem dilakukan untuk
mengecek ulang dan memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang
dimplementasi agar sesuai dengan apa yang diharapkan. Konversi sistem
merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan
untuk menggantikan proses sistem yang lama. Konversi sistem ini
menggunakan metode Parallel, maksudnya konversi dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru seiring dengan masa pengenalan antara
personil dengan waktu yang telah ditetapkan. Baik sistem manual maupun
sistem baru ini dioperasikan secara bersama-sama untuk meyakinkan bahwa
sistem yang baru benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang
lama (manual) dihentikan, walaupun terdapat kelemahan pada besarnya
biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan dua buah sistem secara
bersamaan, tetapi mempunyai keuntungan yaitu proteksi yang tinggi kepada
organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru.